Logiciel de prévente et de distribution : vos délégués sur le terrain, vos commandes au bureau

Pourquoi un logiciel de prévente ?

Sans outil, la prévente repose sur des carnets, des appels et des bons ressaisis au bureau : commandes perdues, clients oubliés, remises incontrôlées, argent liquide difficile à rapprocher. Un logiciel de prévente remet de l'ordre dans ce circuit :

• chaque délégué sait qui visiter aujourd'hui et dans quel ordre ;
• chaque commande arrive immédiatement au bureau, au bon prix ;
• la direction voit qui a visité quoi, avec quels résultats.

Dans Facturelle, la prévente est reliée au reste de la gestion : stock, bons de livraison, factures, encaissements. Rien n'est ressaisi.

Organiser le terrain : zones, équipes, portefeuilles

• Organisation : régions, équipes et responsables ; chaque responsable ne voit que ses délégués.
• Zones tracées sur la carte ou composées de communes et de wilayas entières. Les clients s'y rattachent automatiquement.
• Clients : position GPS, canal, potentiel, créneaux et fréquence de visite. Le contrôle des affectations liste les clients sans délégué, sans position ou en double.
• Affectation souple ou stricte : un délégué peut dépanner le client d'un collègue, ou chaque client est réservé à son délégué.
• Absence ou départ d'un délégué : ses tournées ou son portefeuille passent à un ou plusieurs remplaçants, après un aperçu.

Planifier les tournées

Créez des tournées en cycle de N jours ouvrables (3, 5, 10…) ou sur un jour fixe de la semaine, et répartissez les clients jour par jour. Le calendrier tient compte des jours de travail de chaque délégué, des jours fériés et des congés.

Le planning génère ensuite les tournées datées avec heures prévues, trajet, pause et retour. Vous ajustez (ajouter, retirer, ordre conseillé le plus court), Facturelle signale ce qui est à revoir (client hors de ses créneaux, journée dépassée, trop de visites) et propose les clients en retard de visite. Une fois la tournée validée, le délégué la retrouve sur son téléphone.

La journée du délégué, sur son téléphone

Le délégué installe l'application sur son téléphone (application Android Facturelle Terrain, ou « Ajouter à l'écran d'accueil »). Le matin, il voit son stock du jour s'il a un véhicule, puis Ma journée : les clients à visiter dans l'ordre, le prochain client en tête, l'itinéraire, les kilomètres et l'objectif du jour. « Optimiser mon trajet » remet les clients restants dans l'ordre le plus court depuis sa position.

1. Démarrer la visite : la position est relevée ; trop loin du client, une justification est demandée.
2. Prendre la commande : articles, quantités, remise et signature du client. Les prix sont ceux du client : sa catégorie peut suivre une liste de prix (gros, semi-gros…), et les promotions s'appliquent. Au-delà de son plafond de remise, la commande part à l'ADV.
3. Sans commande, il clôture la visite avec un motif (stock suffisant, fermé…) et peut noter observations et réclamations.
4. Un nouveau commerce repéré ? Il l'enregistre comme prospect, qui devient client sans ressaisie.

Sans réseau, il continue : visites et commandes sont gardées sur le téléphone et envoyées dès que le réseau revient, sans doublon.

Au bureau : l'ADV et la livraison

• Pré-commandes : selon votre réglage, la commande est validée tout de suite ou attend l'ADV, qui la valide (en lot), ramène la remise au plafond, ou la refuse avec un motif.
• Chargement : bons de livraison préparés et feuille de chargement imprimée.
• Livraisons terrain : l'ADV confie les commandes à un livreur pour un jour donné. Le livreur ajuste les quantités remises, fait signer, prend une photo et encaisse ; le reste d'une livraison partielle se confie à nouveau.
• Vente directe : avec un véhicule chargé, le délégué facture et sort le stock sur place.
• Encaissements terrain : les factures ouvertes du client s'affichent, le montant règle les plus anciennes, un reçu est remis.
• Retours clients : acceptés (un avoir est préparé) ou refusés avec la raison.
• Arrêté de caisse : le soir, le délégué compte espèces et chèques ; l'ADV saisit ce qu'elle reçoit, et tout écart doit être commenté.

Piloter les résultats

Le tableau de bord terrain montre les visites réalisées, les visites avec commande, le chiffre d'affaires, les kilomètres et le taux de réalisation par délégué et par équipe. La carte du terrain compare les tournées prévues aux trajets réels.

• Objectifs par délégué, équipe ou zone : chiffre d'affaires, visites, nouveaux clients…
• Alertes : retards, écarts de caisse, clients non visités.
• Rapports en Excel et en PDF, et calcul des commissions des commerciaux.

Démarrer en 5 étapes

1. Créez votre compte : 30 jours d'essai gratuit.
2. Importez vos clients et vos articles depuis Excel, puis placez les clients sur la carte (« Situer l'adresse » ou relevé sur place).
3. Créez vos délégués, leurs zones et leurs tournées.
4. Choisissez le mode « commande directe » ou « pré-commande » et les plafonds de remise.
5. Installez l'application Android Facturelle Terrain sur les téléphones des délégués.

Le manuel intégré comprend un guide de la prévente, rôle par rôle. Les tarifs sont sur la page Tarifs.

Questions fréquentes